Interoperabilidad de Datos de la Historia Clínica en Colombia

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Mediante la Ley 2015 del 31 de enero de 2020 se implementó la capacidad de diversas técnicas o mecanismos para intercambiar información, entender estos datos y utilizarlos, igualmente articuló los estándares jurídicos mínimos aplicables a la historia clínica electrónica para su plena validez en Colombia, con el fin de desarrollar una plataforma que sirva de herramienta a la interoperabilidad para validar dichos estándares, esto se logró por medio del análisis del contexto histórico del sistema de información en salud, y, particularmente de la historia clínica partiendo en un antes y después de la Ley 100 de 1993, con esto se identificó la aplicación del principio de equivalente funcional de la historia clínica electrónica como mensaje de datos para determinar la validez jurídica y técnica, así como su fuerza probatoria. Por último, se aplicaron los conceptos de interoperabilidad, portabilidad, circulación, seguridad de la información y protección de datos personales sensibles en la historia clínica electrónica.

Es importante enfatizar en el concepto de la historia clínica electrónica, y básicamente es el registro general y cronológico de las condiciones de salud del paciente, que se encuentra contenido en sistemas de información y aplicaciones de software con capacidad de comunicarse, intercambiar datos y brindar herramientas para la utilización de la información refrendada con firma digital del profesional tratante. Su almacenamiento, actualización y uso se efectúa en estrictas condiciones de seguridad, integridad, autenticidad, confiabilidad, exactitud, inteligibilidad, conservación, disponibilidad y acceso, de conformidad con la normatividad vigente.

Según el artículo 14 de la Ley 962 de 2005, las entidades prestadoras de Servicios de Salud están obligados a diligenciar y disponer los datos, documento y expedientes de la historia clínica en la plataforma de interoperabilidad que disponga el Gobierno nacional, así,

“Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la información por fax o por cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate, siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite”. En términos generales dichas plataformas son básicamente un portal de preservación de la información para las consultas históricas de los servicios de intercambio de información, suministrando la capacidad de varios sistemas o componentes para intercambiar datos, las entidades deberán considerar el almacenamiento de históricos de los datos y ofrecer servicios interoperables para que se pueda acceder a la información compartida o intercambiada durante un período de tiempo determinado.

Por otro lado, Los Ministerios de Salud y Protección Social y el de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o quien hagan sus veces, reglamentarán el modelo de Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica. El Ministerio de Salud y Protección Social administrará el modelo de Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica – IHCE y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones será el responsable de la administración de la herramienta tecnológica de la plataforma de interoperabilidad.

Todos los prestadores de servicios de salud, públicos o privados seguirán teniendo la responsabilidad de la guarda y custodia de las historias clínicas de las personas en sus propios sistemas tecnológicos de acuerdo con las leyes vigentes sobre la materia. En todo caso, también serán responsables de la guarda y custodia los demás actores de salud involucrados en el marco de interoperabilidad de la historia clínica electrónica. Por otro lado, la Resolución 839 de 2017, mediante la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones, dicha resolución tiene por objeto establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, así como reglamentar el procedimiento que deben adelantar las entidades del sistema general de la seguridad social – SGSSS, para el manejo de estas en caso de liquidación.

De lo anterior, surge un interrogante de suma importancia que radica en lo siguiente;

¿Qué ocurre con la conservación de datos de la Historia Clínica antes y durante la liquidación de una entidad o el cierre definitivo del servicio?

En primer lugar, damos respuesta a este interrogante con lo estipulado en el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017, donde indica;

“Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.

Cumplidos dichos términos, con miras a propender por la entrega de la historia clínica al usuario, su representante legal o apoderado responsable de su custodia, de forma previa al proceso de disposición final de que trata el artículo siguiente, se publicarán como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional, definidos por la entidad responsable de dicha publicación, con un intervalo de ocho (8) días entre el primer aviso y el segundo, en los que indicará el plazo y las condiciones para la citada entrega, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses más, contados a partir de la publicación del último aviso.”

Igualmente, en la misma Resolución 839 de 2017, en el capítulo III, artículo 6, desarrolla el tema sobre Custodia, conservación y disposición final de los expedientes de las historias clínicas, ante la liquidación de una entidad o el cierre definitivo del servicio, y es que las entidades pertenecientes al sistema general de la seguridad social – SGSSS, que se encuentren en proceso de liquidación o se liquiden con posterioridad a la entrada en vigencia de dicha resolución, así como los profesionales independientes que decidan no continuar con la prestación del servicio de salud, en el marco de sus responsabilidades sobre la custodia y conservación de las historias clínicas, deberán proceder a entregarlas a los respectivos usuarios, representantes legales o apoderados de aquellos, antes del cierre de la liquidación o del servicio.

Es del caso señalar, que, para efecto de dicha entrega, la entidad en liquidación está en la obligación de publicar como mínimo dos avisos en un diario de amplia circulación nacional con un lapso de ocho días, en los que indicarán el plazo y las condiciones para la entrega, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses más, contados a partir de la publicación del último aviso.

A este tenor, de no ser posible la entrega de la historia clínica al usuario o a su representante legal o apoderado, el liquidador de la empresa o el profesional independiente levantará un acta con los datos de quienes no las recogieron y procederá a remitirla junto con las historias clínicas, a la entidad promotora de salud a la que se encuentre afiliado el usuario. Copia del acta se remitirá a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia. Igualmente se remitirá copia de dicha acta a la entidad departamental o distrital de salud correspondiente, quien deberá conservarla en su archivo a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la custodia de qué entidad promotora de salud se encuentra la historia clínica. Las actas deberán ir acompañadas de un inventario documental, en los términos del artículo 7º del Acuerdo 42 de 2002 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Dicho de otro modo, con la expedición de la Ley 2015 de 2020 se atiende la necesidad de crear dicho sistema único de información, diseñando para ello un esquema de interoperabilidad institucional en la que la manipulación y lectura de la historia clínica en formato electrónico es la base fundamental del sistema y esto nos permite entender la historia clínica electrónica como un historial único y trasversal a todos los prestadores de servicios de salud, donde se guardan los datos clínicos de los pacientes a partir de diversas fuentes y en distintos momentos, garantizando la disponibilidad de dicha información en formato electrónico, para todos los profesionales sanitarios e instituciones autorizados, y la persistencia de la misma antes y durante la liquidación de las entidades prestadoras de servicios. Igualmente es importante señalar que la integridad y disponibilidad de la información clínica se incluyen en estos sistemas diferentes funcionalidades adicionales que, entre otras cosas, permiten un mejor diagnóstico al poder comparar patologías y tratamientos, una mayor legibilidad de los datos en cuanto a la seguridad clínica asociada a errores por malas interpretaciones de los antecedentes médicos y una mayor eficacia en el ingreso y salida de documentos, entre los que se encuentran informes y fórmulas.

Bibliografía.