El primer paso a la disolución y liquidación de la empresa, es la finalización de sus operaciones comerciales, liquidación de pasivos y formalización de cierre, en este sentido el cierre de operaciones se encuentra dentro de la primera etapa, denominada disolución de sociedad mercantil, lo cual comprende la extinción de la sociedad, teniendo como consecuencia la cesación de todo tipo de operaciones y la finalización definitiva de la ejecución de su objeto social. Este proceso requiere que la empresa salde todas sus obligaciones, y concluya todas las actividades comerciales que haya emprendido durante su operación.
En ese orden de ideas, como lo señala el ministerio de justicia en su artículo Disolución y liquidación de una sociedad (Sociedades), para que la disolución se materialice se requiere de la formalidad del registro del documento privado, o de la ejecutoria del acto que contenga la decisión de la autoridad competente. A partir de esa fecha se iniciará el proceso de disolución.
Ahora bien, si la sociedad que se pretende disolver presta servicios de salud y es vigilada por los entes de control: Secretarias de Salud Departamentales o distritales, conforme al artículo 12, numeral 12.1 [1] de la Resolución 3100 de 2019, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, la entidad debe informar la novedad de disolución o liquidación ante la Secretaria de Salud Departamental o Distrital que la habilitó para ejercer sus actividades.
Lo anterior, para dar respuesta al interrogante del proceso para dar inicio a la disolución de la sociedad o cierre de operaciones, de manera conjunta, se tiene que:[2]
- El primer paso es la Disolución de la sociedad, dentro de lo cual se integra el aviso de cesación de todo tipo de operaciones y la finalización definitiva de la ejecución de su objeto social.
- Dentro del proceso de disolución, debe mediar un documento privado (acta de junta de socios) en el cual se enuncie la causal taxativa por la cual se iniciara el proceso de disolución de la entidad y en un escenario más tarde la consecuente liquidación de la sociedad.
- Lo anterior, no sin antes olvidar el reporte de información o novedad ante la Secretaria de Salud Departamental o Distrital que la habilitó para ejercer sus actividades.
Por lo que podríamos concluir que la disolución de una empresa es un acto jurídico por medio del cual los socios deciden por común acuerdo, terminar con la existencia de la sociedad, es decir, se deja de realizar el objeto social de la empresa por una decisión aprobada por la junta de socios.
En este sentido, de forma general, se concluye que el proceso para cerrar operaciones en una empresa se denomina Disolución y Liquidación de sociedad comercial, el cual se divide en dos fases, la primera que es la disolución, la cual se hace para finalizar sus operaciones y luego liquidarse.
Para entender los pasos de la disolución, debe explicarse que hay diferentes causales de disolución:
- Las contempladas en los estatutos.
- Las que se encuentran taxativas en el código de comercio.
- Las establecidas por la ley 1258 del 2008.
- Y en algunos casos son declaradas por la autoridad competente.
En este orden de ideas, el documento de disolución y liquidación sigue la suerte del documento de constitución. En ese sentido, si el documento de constitución de la sociedad que se quiere liquidar se hizo a través de escritura pública, el acta de disolución y liquidación también debe hacerse por escritura pública. Si se hizo por documento privado, la disolución y liquidación de la sociedad deberá hacerse por documento privado.
Es así que la sociedad que se declara en estado de disolución solamente puede realizar actividades orientadas a su liquidación, es por eso que una vez inscrita el acta de disolución, los socios o accionistas no podrán retractarse de esa decisión, en caso de arrepentirse, la sociedad debe liquidarse para luego ser reconstituida.
Por todo lo anterior, hasta tanto la sociedad no inscriba y registre los documentos de disolución y liquidación, estos no surten efecto alguno frente a terceros.
Ahora bien, ¿Quée sucede con la información confidencial y registros clínicos de los pacientes en el proceso de cierre de operaciones de la empresa?
Es importante conocer los tiempos de retención y conservación de la Historia Clínica por ser un documento médico legal y reservado.
Las Historias Clínicas deben ser entregadas en primera instancia a los usuarios en el menor tiempo posible una vez se inicia el proceso de liquidación.
Una vez cese la prestación de los servicios, es OBLIGATORIO:
- Realizar un inventario de las Historias Clínicas en el formato único de inventario documental (FUID, diseñado por el Archivo General de la Nación, el cual debe contener una casilla adicional, donde se incluya la fecha de la última atención del paciente y la EPS.
- Este inventario debe ser físico y magnético.
- El no tener este procedimiento archivístico puede acarrear sanciones por parte de la SNS y el Archivo General de la Nación.
- Una vez clasificadas y surtido el proceso de la publicación, si los pacientes que fueron atendidos allí no reclamaron su historia clínica, se debe hacer el traslado documental a las ERP o Entidad Territorial o prestadores de régimen de excepción, donde se encuentra afiliado el usuario, mediante un acta que remita los archivos clínicos.
REQUISITOS MINIMOS QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE ENTREGA DE H.C A LAS ERP:
Las actas de entrega deben contener los siguientes datos:
• Numeración consecutiva de entrega.
• Nombre completo del dueño de la Historia Clínica.
• Identificación del paciente.
• Número de folios con que se entrega la Historia Clínica o resultados de pruebas y laboratorios y anexos.
• Fecha de la última atención en la empresa.
• ERP a la que pertenecía el día de la liquidación.
Para realizar la eliminación de historias clínicas o resultados de laboratorios se sugiere:
Revisar cuidadosamente la fecha de última atención para determinar los tiempos de conservación, clasificación o la prohibición de eliminación, ya que los tiempos de conservación y retención varían y algunas historias clínicas no se pueden eliminar, en especial las que tengan relación con: delitos de lesa humanidad, interés histórico, científico o cultural, las cuales se deben conservar permanente.
De otro modo, según Resolución 839 DE 2017, la forma de custodia de las H.C:
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA HISTORIA CLÍNICA Artículo 3. Retención y tiempos de conservación documental del expediente de la historia clínica. La historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Los cinco (5) primeros años dicha retención y conservación se hará en el archivo de gestión y los diez (10) años siguientes en el archivo central. Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación documental se duplicarán. Si al momento de tener en custodia una historia clínica, esta llegare a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, la conservación será permanente, lo cual deberá garantizar la entidad a cuyo cargo se encuentre la custodia, utilizando para tal fin los medios que considere necesarios.
Para lo anterior, es importante indicar que según la resolución 1995 de 1999, se define a la Historia Clínica como:
Articulo 1 Resolución 1995 de 1999
La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley.
Dicho lo anterior, la Historia Clínica para efectos archivísticos: Se entiende como el expediente conformado por el conjunto de documentos en los que se efectúa el registro obligatorio del estado de salud, los actos médicos y demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en la atención de un paciente, el cual también tiene el carácter de reservado.
Bibliografía
- ABECÉ PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD EN LIQUIDACIÓN NO ORDENADA POR LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD-SNS
file:///C:/Users/GP%20Abogados/Downloads/abece-procesos-liquidacion-no-ordenada.pdf.
- Resolución 3100 de 2019. “Por medio de la cual. “Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de los servicios de salud y se adopta el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud”.
file:///C:/Users/GP%20Abogados/Downloads/Resoluci%C3%B3n%20No.%203100%20de%202019.pdf.
- Resolución 839 de 2017. “Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones”.
file:///C:/Users/GP%20Abogados/Downloads/Resolucion%20No%20839%20de%202017.pdf.
- Resolución 1995 de 1999. “Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica”.
file:///C:/Users/GP%20Abogados/Downloads/RESOLUCI%C3%93N%201995%20DE%201999%20(1).pdf
- Disolución y liquidación de una sociedad (Sociedades).
- Disolución y Liquidación de Sociedad Comercial establecida por la cámara de comercio de Girardot.
https://www.ccgirardot.org/disolucion-y-liquidacion-de-sociedad-comercial/.
Realizado por:
Laura Vanessa Samur Vergara.
Directora legal de IPS.González Páez Abogados.
[1] Novedades y cierre de servicios
Artículo 12. Novedades. Los prestadores de servicios de salud están en la obligación de reportar las novedades que aquí se enuncian, ante la respectiva Secretaría de Salud Departamental o Distrital, o la entidad que tenga a cargo dichas competencias, diligenciando el formulario de reporte de novedades disponible en el aplicativo del REPS publicado en la página web de cada entidad territorial y, cuando sea el caso para su verificación anexará los soportes definidos en el Manual de Inscripción de Prestadores y Habilitación de Servicios de Salud.
Se consideran novedades las siguientes, las cuales se encuentran definidas en el Manual anexo a la presente resolución:
12.1 Novedades del prestador de servicios de salud:
a. Cierre del prestador de servicios de salud.
b. Disolución y liquidación de la entidad.
c. Cambio de domicilio.
d. Cambio de nomenclatura.
e. Cambio de representante legal.
f. Cambio de razón social o nombre que no implique cambio de NIT, ni de documento de identidad.
g. Cambio de datos de contacto (teléfono y correo electrónico).
[2] Disolución y Liquidación de Sociedad Comercial establecida por la cámara de comercio de Girardot.
